Informační memorandum o zpracování osobních údajů

Určeno žákům a studentům

Hotelová škola Poděbrady, příspěvková organizace se sídlem Komenského 156/7, 290 01 Poděbrady, IČO: 000 69 175, (dále jen „Škola“), jakožto správce osobních údajů, si tímto dovoluje informovat žáky a studenty školy (dále také jen „subjekt údajů“) o způsobu a rozsahu zpracování osobních údajů ze strany Školy, včetně rozsahu práv subjektů údajů souvisejících se zpracováním jejich osobních údajů organizací.

Škola zpracovává osobní a citlivé údaje v souladu s Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů; dále jen „GDPR“) a dále v souladu s relevantními vnitrostátními právními předpisy v oblasti ochrany osobních údajů.

Škola shromažďuje a zpracovává osobní údaje pouze v souladu se stanovenými účely a v rozsahu a po dobu nezbytnou pro naplnění těchto stanovených účelu.

Škola zpracovává následující typy osobních údajů:

základní identifikační údaje žáka (především jméno a příjmení, datum narození, rodné číslo, státní občanství, místo narození, místo trvalého pobytu, popřípadě místo pobytu na území České republiky podle druhu pobytu cizince nebo místo pobytu v zahraničí, kontaktní údaje apod.) a zákonného zástupce;
informace, jejichž zpracování nám ukládá zákon (např. údaje o předchozím vzdělávání, vč. dosaženého stupně vzdělání, údaje o zdravotní způsobilosti ke vzdělávání, údaje o průběhu a výsledcích vzdělávání ve škole, údaje o znevýhodnění žáka, údaje o mimořádném nadání žáka, údaje o podpůrných opatřeních poskytovaných žákovi školou apod.);
informace potřebné k zajištění bezpečnosti, ochrany zdraví a majetku (např. kamerové záznamy apod.);

Právní základ zpracování osobních údajů jsou:

Zákon č. 561/2004 Sb. o předškolním, základním, středním, vyšším odborném a jiném vzdělávání (školský zákon), ve znění pozdějších předpisů.
Vyhláška č. 13/2005 Sb. o středním vzdělávání a vzdělávání v konzervatoři, ve znění pozdějších předpisů.
Vyhláška č. 10/2005 Sb. o vyšším odborném vzdělávání.
Zákon č. 500/2004 Sb., správní řád, ve znění pozdějších předpisů.
Vyhláška č. 12/2005 Sb., o podmínkách uznání rovnocennosti a nostrifikace vysvědčení vydaných zahraničními školami, ve znění pozdějších přepisů.
Zákon č. 373/2011 Sb. o specifických zdravotních službách, ve znění pozdějších předpisů.
Zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů.
Zákon č. 499/2004 SB., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů.
Vyhláška č. 364/2005 Sb. o vedení dokumentace škol a školských zařízení a školní matriky a o předávání údajů z dokumentace škol a školských zařízení a ze školní matriky, ve znění pozdějších předpisů.
Vyhláška č. 353/2016 Sb. o přijímacím řízení ke střednímu vzdělávání, ve znění pozdějších předpisů.
Vyhláška č. 177/2009 Sb. o bližších podmínkách ukončování vzdělávání ve středních školách maturitní zkouškou, ve znění pozdějších předpisů.
Vyhláška č. 98/2012 Sb. o zdravotnické dokumentaci, ve znění pozdějších předpisů.
Vyhláška č. 64/2005 Sb. o evidenci úrazů dětí, žáků a studentů, vyhláška č. 3/2015 Sb. o některých dokladech o vzdělání, ve znění pozdějších předpisů.
Vyhláška č. 27/2016 Sb. o vzdělávání žáků se speciálními vzdělávacími potřebami a žáků nadaných, ve znění pozdějších předpisů.
Zákon č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, ve znění pozdějších předpisů.
Zákon č. 258/2000 Sb., o ochraně veřejného zdraví, ve znění pozdějších předpisů.
Vyhláška č. 3/2015 Sb., o některých dokladech o vzdělání, ve znění pozdějších předpisů.

Účel a právní základ pro zpracování osobních údajů

Osobní údaje jsou zpracovávány pro účely poskytování vzdělávání, školního stravování, ubytování na domově mládeže, komerčních ubytovacích služeb a realizace praktického vzdělávání ve střediscích školy a školního hotelu.

Škola zpracovává osobní údaje pouze na základě právního předpisu a na základě souhlasu žáků. Na základě zákonné žádosti Škola předává údaje třetím subjektům, které disponují zákonnou pravomocí vyžadovat předání předmětných osobních údajů (např. MŠMT, ČŠI, CZVV, Dům zahraniční spolupráce (Erasmus+), zdravotní pojišťovny, pojišťovny, Policie České republiky, Cizinecká policie, soud, místní orgány státní správy, státní zástupce, Národní bezpečnostní úřad, zpravodajské služby, Úřad práce, banky, Český statistický úřad, CIVOP s.r.o. (externí zpracovatel BOZP), Státní oblastní archiv. Tyto údaje budou uloženy v souladu s plánovanou lhůtou pro výmaz uvedenou v záznamech o činnostech a v souladu se Spisovým a skartačním řádem školy.

Prezentace a zachycení školy

Škola provádí v rozumné míře prezentaci a zachycení školy na základě svého oprávněného zájmu. Zásadní podmínkou pro tento druh zpracování je, že jednotlivé zachycené subjekty údajů nejsou označeny a nejsou tak bez dalšího identifikovatelné.

Provozování kamerového systému s nahráváním

Provoz kamerového systému s nahráváním je provozován pouze v určených veřejných prostorách školy na základě oprávněného zájmu školy k zajištění bezpečnosti osob a ochrany majetku. Monitorovaný prostor je řádně vyznačen. Provoz kamerového systému je zajištěn v souladu s požadavky ÚOOÚ a je zdokumentován v interní směrnici ředitele školy o provozování kamerového systému. Záznamy kamerového systému v režimu 4x24 hodin jsou zaměstnavatelem uchovávány po dobu 4 dnů, což je nezbytná doba, která slouží k odhalení konkrétního protiprávního jednání, krádeže apod.

Souhlas se zpracováním osobních údajů

Škola dále shromažďuje a zpracovává osobní údaje subjektu údajů v rozsahu – např. fotografie, číslo telefonu, výsledky v soutěžích, olympiádách, projektech, účast na exkurzích, výletech, LVVZ apod., žádost o vystavení průkazů ISIC/ITIC/ALIVE, přihlášení pro projekt Erasmus, a to pouze na základě souhlasu uděleného ke zpracování osobních údajů.

Tento souhlas může subjekt údajů kdykoliv odvolat, a to osobně na uvedené adrese Školy nebo v listinné formě oznámením doručeným prostřednictvím uvedených kontaktních údajů.

Tyto údaje budou uloženy v souladu s plánovanou lhůtou pro výmaz uvedenou v záznamech o činnostech.
Další agendy, resp. činnosti, o kterých je třeba informovat jsou obsaženy v přiložených záznamech o činnostech.

Zpracovatelé a příjemci

Osobní údaje mohou být pro zajištění výše popsaných účelů vedle Školy a jeho zaměstnanců zpracovávány také zpracovateli Školy, a to na základě smluv o zpracování osobních údajů uzavřených v souladu s GDPR.

Zpracovateli osobních údajů Školy jsou:

BAKALÁŘI Software s.r.o., Sukova třída 1548, 530 02, Pardubice, IČ 2748304;
Microsoft s. r. o., Vyskočilova 1561/4a, Michle, 140 00 Praha 4, IČ 47123737;
Vema, a.s., Okružní 871/3a, 638 00 Brno, IČ 26226511;
EFG CZ, s.r.o, Na Jarově 4, 130 00 Praha 3, IČ 25649876;
PREVIO s.r.o., Kolbenova 882/5a, 190 00 Praha 9, IČ 25975234;
GTS ALIVE, s.r.o., U Hřiště 260, 252 68 Středokluky, IČ 26193272;
R & B GASTRONOMY, s.r.o., Vězeňská 912, 100 00 Praha 1, IČ 24765554;
IVAR, a.s., Bílkova 127, 290 01 Poděbrady, IČ 00526622;
CIVOP, s.r.o., K lindě 700/3, 190 15 Praha 9, IČ 48115398;

Práva subjektu údajů

Subjekt údajů je oprávněn požadovat informaci, zda osobní údaje, které se ho týkají, jsou či nejsou Školou zpracovávány, a pokud je tomu tak, má právo získat přístup k těmto osobním údajům a k následujícím informacím: účel zpracování osobních údajů, kategorie dotčených osobních údajů, příjemci nebo kategorie příjemců osobních údajů, doba, po kterou budou osobní údaje uchovávány, zdroje osobních údajů, skutečnost, zda dochází k automatizovanému rozhodování, včetně profilování. Škola poskytne první kopii zpracovávaných osobních údajů subjektu údajů bezplatně. Za další kopie na žádost Subjekt údajů může Škola požadovat přiměřenou úhradu nepřevyšující náklady nezbytné na poskytnutí takové informace.

Subjekt údajů má dále právo získat osobní údaje, které se ho týkají, jež poskytl Škole, ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, a právo předat tyto údaje jinému správci, a dále právo na to, aby osobní údaje byly předány přímo jedním správcem správci druhému, je-li to technicky proveditelné.

V případě, že se subjekt údajů domnívá, že Škola nebo smluvní zpracovatel Škola provádí zpracování osobních údajů v rozporu s ochranou soukromého a osobního života subjektu údajů nebo v rozporu se zákonem, zejména jsou-li osobní údaje nepřesné s ohledem na účel jejich zpracování, může subjekt údajů Škola požádat o opravu či výmaz (likvidaci) těchto osobních údajů, popřípadě omezení (blokaci) zpracování. Dále může subjekt údajů vznést námitku proti takovému zpracování.

Škola vždy bez zbytečného odkladu, v každém případě do jednoho měsíce od obdržení žádosti informuje subjekt údajů o vyřízení jeho žádosti.

Subjekt údajů má právo kdykoliv se obrátit se svým podnětem na Úřad pro ochranu osobních údajů, se sídlem pplk.. Sochora 727/27, 170 00 Praha 7 – Holešovice, tel. 234 665 111.

Kontaktní údaje Pověřence:

Pověřenec: Ing. Roman Šmíd, MBA
MOORE Czech Republic s.r.o.
Karolinská 661/4
186 00 Praha 8
Tel.: +420 227 031 495
Email: roman.smid@moore-czech.cz

Kontaktní údaje Škola:

PhDr. Jana Podoláková, statutární zástupce organizace
e-mail: podolakova@hsvos.eu
tel.: 325 610 522

Osobní údaje – přihláška do odborného kurzu / školní akce

V souladu s Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů) – dále jen GDPR – informuje Hotelová škola Poděbrady, příspěvková organizace subjekty údajů o podmínkách, za jakých jsou zpracovávány osobní údaje z přihlášky do odborných kurzů. Subjektem údajů je fyzická osoba, která se přihlásí k účasti v odborném kurzu.
Správcem osobních údajů je Hotelová škola Poděbrady, příspěvková organizace, Komenského 156/7, 290 01 Poděbrady, IČ: 00069175 (dále jen Hotelová škola Poděbrady). Kontaktní informace najdete na webových stránkách Hotelové školy Poděbrady.
Vaše osobní údaje (jméno, příjmení, datum narození, telefon, e-mailová adresa), které evidujeme v přihlášce do kurzu či na akci školy, jsou a budou použity pouze v souvislosti s pořádáním kurzu nebo akce školy, a to za účelem zasílání informací o kurzu / akci školy a vystavení osvědčení o absolvování odborného kurzu.
Vaše osobní údaje související s účastí v odborném kurzu uchováváme do doby ukončení kurzu.
Vaše osobní údaje jsou přístupné lektorovi odborného kurzu. Vaše osobní údaje nepředáváme třetím stranám, ani s nimi neobchodujeme. Naopak dbáme o jejich ochranu po stránce technické, organizační i etické.
K osobním údajům, které evidujeme v souvislosti s pořádáním odborného kurzu, máte veškerá práva stanovená v GDPR. Tato práva můžete uplatnit prostřednictvím kontaktů uvedených v bodě 2 výše.

Tato pravidla ve verzi 1.0 byla zveřejněna dne 25. 5. 2018.